Surat

                                                                        Surat

• Pengertian

Surat adalah sebuah pesan yang dikirimkan dari satu pihak kepada pihak lain melalui media tertulis. Surat bisa berisi berbagai macam informasi, mulai dari undangan, pemberitahuan, permohonan, sampai dengan ekspresi perasaan.

Nah surat dibagi menjadi dua jenis yang pertama surat resmi ialah surat yang menyangkut kepentingan tugas, kegiaatn dinas/instansi yang digunakan secara resmi, biasanya surat resmi dapat dikeluarkan melalui perseorangan maupun dari suatu lembaga/instansi.

Yang kedua, surat pribadi, surat pibadi berisi keperluan pribadi, biasanya dituliskan scara pribadi dan tidak menggunakan bahasa yang terlalu baku.

• Tujuan Surat

-Memberikan informasi

-Mengajukan permohonan

-Memberikan pemberitahuan

-Mengundang seseorang

-Menyampaikan ekspreksi perasaan

• Fungsi Surat

1. Sebagai bukti tertulis
2. Alat komunikasi
3. Sarana formalitas
4. Sebagai media arsip

• Jenis-Jenis Surat

Terdapat berbagai jenis surat sesuai dengan kebutuhan dan konteks pengirimannya. Secara umum, surat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu surat pribadi (nonformal) dan surat resmi (formal). Namun, jenis-jenis surat bisa diuraikan lagi ke dalam beberapa kategori.

• Jenis surat berdasarkan isinya, meliputi surat pribadi, surat resmi atau surat dinas, dan surat dagang atau surat niaga.
• Jenis surat berdasarkan keamanan isinya, meliputi surat sangat rahasia, surat rahasia, surat terbatas, dan surat biasa.
• Jenis surat berdasarkan derajat penyelesaiannya, meliputi surat kilat, surat segera, dan surat biasa.
• Jenis surat berdasarkan jangkauan penggunaannya, meliputi surat internal dan surat eksternal.
• Jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya, meliputi surat pribadi, surat pemberitahuan, surat pengumuman, dan surat edaran.

• Ciri-Ciri Surat Resmi

1. Menggunakan kop surat

2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal. 

3. Menggunakan salam pembuka dan penutup

5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi. 

6. Ada bentuk/format baku. 

• Ciri-Ciri Surat Non-Resmi

1. Tidak memiliki kop surat
2. Tidak memiliki nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bersifat non-formal dan santai
4. Bahasa yang digunakan disesuaikan dengan tujuan surat

• Struktur Surat

Nah, surat resmi maupun surat pribadi, punya struktur yang berbeda, loh. Struktur surat ini harus dipahami baik-baik, agar tidak salah dalam membuat surat.

A. Struktur Surat Resmi (Surat Formal)

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Bagian ini berisi informasi tentang pengirim surat, seperti nama, alamat, nomor telepon, email, perihal (tujuan dari surat), lampiran (jika ada, untuk mendukung isi dari tujuan surat)

Contoh lampiran: Nomor/19/U/SMP Labsky/X/2025

19 : urutan surat yang sudah dikeluarkan 

U : Perihal surat. 

SMP : lembaga pembuat 

X : bulan Pembuatan 

2025 : tahun pembuatan surat 

2. Tanggal

Bagian ini berisi tanggal penulisan surat atau tanggal surat tersebut dibuat.

3. Alamat Tujuan

Bagian ini berisi informasi tentang penerima surat, termasuk nama dan alamat lengkapnya.

4. Salutasi

Salutasi merupakan kata pembuka surat yang menunjukkan kepada siapa surat ditujukan, misalnya “Yth.” atau “Kepada”.

5. Isi Surat

Merupakan bagian utama yang berisi pesan atau informasi yang ingin disampaikan melalui surat tersebut.

6. Penutup

Bagian ini berisi kalimat penutup yang umumnya menyampaikan rasa terima kasih serta harapan dari penulis kepada penerima surat. 

7. Nama dan Tanda Tangan Pengirim Surat

Bagian ini berisi nama pengirim surat, yang kemudian diikuti dengan tanda tangan pengirim surat. Umumnya, pada bagian ini, disertakan juga stempel resmi perusahaan atau organisasi untuk menunjukkan keaslian surat tersebut.

8. Lampiran

Jika ada lampiran atau dokumen yang disertakan, biasanya akan disebutkan pada bagian ini.

B. Struktur Surat Pribadi

Berbeda dengan surat formal, struktur surat pribadi cenderung lebih sederhana.

1. Nama dan Alamat Penerima Surat

Bagian ini berisi nama dan alamat penerima surat, yang dituliskan bukan pada bagian dalam surat, melainkan pada bagian depan amplop surat. Struktur ini berfungsi sebagai informasi kepada siapa surat tersebut ditujukan. Selain itu, hal ini juga bisa membantu kurir untuk mengirimkan surat tersebut sesuai alamat yang benar.

2. Tempat dan Tanggal Surat

Bagian ini berisi keterangan tempat dan tanggal surat tersebut dibuat. Biasanya, tempat dan tanggal surat terletak di bagian kiri atas surat.

3. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan kalimat yang dituliskan di awal surat untuk membuka surat tersebut. Salam pembuka pada surat pribadi umumnya menggunakan kalimat atau kata sapaan yang santai dan bersifat nonformal, seperti “Halo”, “Apa kabar?”, dan sebagainya.

4. Paragraf Pembuka

Setelah menuliskan salam pembuka, struktur surat selanjutnya yaitu paragraf pembuka yang berisi pengenalan topik di dalam surat sebelum membahas lebih jauh mengenai isi surat.

5. Isi Surat

Isi surat merupakan bagian di mana penulis surat menyampaikan pesan, informasi, cerita, berita, atau topik-topik tertentu kepada penerima surat. Isi surat menjadi struktur yang paling penting karena merupakan inti dari keseluruhan surat tersebut.

6. Penutup 

Setelah isi surat, struktur selanjutnya yaitu penutup yang dapat berupa kalimat penutup disertai salam penutup. Umumnya, bagian penutup akan berisi ucapan terima kasih serta harapan penulis kepada penerima surat.

7. Nama Penulis Surat

Struktur surat yang terakhir yaitu nama penulis atau pengirim surat yang biasanya disertai dengan tanda tangan dan diletakkan di bagian kanan bawah. Struktur ini berfungsi untuk menginfokan siapa yang menulis dan mengirimkan surat tersebut.

Cara Penulisan Surat Resmi

• Mencantumkan nama dan kontak pengirim pada sudut kiri atas surat
• Menuliskan tanggal
• Mencantumkan nama dan kontak penerima untuk menghindari salah tujuan
• Gunakan salam yang sopan
• Menuliskan isi surat dengan jelas
• Jangan lupakan tanda tangan
• Lakukan double checking pada surat yang telah jadi sebelum mengirimkan surat

Cara Penulisan surat pribadi

1. Tulis tanggal dan tempat penulisan surat
2. Tulis alamat penerima surat
3. Tulis salam pembuka
4. Tulis paragraf pembuka
5. Tulis isi surat
6. Tulis salam penutup
7. Tulis nama dan tanda tangan pengirim surat 

Sistemika Penulisan Surat Resmi